Get Thing Done Reading Note
@(920_读书笔记 Reading Memo) 最近实在太忙，以至于每天的工作都有遗漏，这让我重新拾起了Omnifocus这个软件。之前虽然也用过，但是中途放弃了，这回在使用软件之前，读了一下GTD圣经【Get Thing Done】，整理了下要点。
What is GTD
GTD是一种由David Allen提出的方法论，通过将大脑中所有的想法移动到外部的系统中管理，来实现脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。
Why GTD
人脑的界线
我们总是日理万机，想要单纯靠脑子记住每天所有的事情几乎是不可能的。有研究称人脑在短时间内只能同时记住7件事情。在这个通讯发达的时代，每天我们接受到的信息总是超负荷的，你一定有过这样的体验：
- 在干一件事情的同时总会闪过一些其他Task的念头让你分心
- 就算是休息的时候工作的事情也总会一闪而过
为什么总是有一些事情总是萦绕心头？因为：
- 你还没有明确它们的预期结果
- 没有确定它们的具体行动
- 没有将它们保存在大脑之外的地方
这本书的内容就是要教会我们如何建立起一个外部大脑来管理所有的事情，让你的大脑随时处于完全集中/完全放松的状态。
为什么一般的TODO管理软件不管用
一般的TODO软件在使用初期能帮助你管理日常事务，但是用上一段时间你就会发现长长的单子让你感到挫折，你无法快速找到你今天必须完成的工作，维护整个单子的可视性就足够让人心烦的了。GTD所提倡的并不是让你把所有事情记在一个TODO软件上，而是纳入一套系统，方便你随时掌握自己的生活。 个人认为GTD的主要的价值观就是大脑是用来在思考模式下产生想法的，而不是用来记住东西。
GTD着眼于底部层次的事务
市面上充斥着太多经管类书籍，教你如何俯瞰全局，如何设立人生的价值观，但是如果按照视野分层：
- 地面视野：下一步的行动
- 1楼视野：项目 - 我们承诺在1-2年内完成的事情，由多个步骤组成
- 2楼视野：重点及责任范围 - 现阶段生活的重点和工作中的职责
- 3楼视野：目标 - 中期至长期的目标
- 4楼视野：展望 - 长期的结果（比如创业公司上市）
- 5楼视野：目的和原则 - 一个人的核心价值观
无论你的价值观和长期目标多伟大，你都需要付诸行动来实现它。但是往往我们并没有把底层的事情当回事，知识处于一种Just Do it的状态，正是这种状态导致了我们经常疲于奔命，都不知道自己在忙什么，一转眼已经过了而立之年，当年4，5楼设立的目标，也只能一笑而过。 只有管理好底层事务，解放大脑，你才有机会针对更长远的目标设定计划。
How to GTD
GTD主要有两个大的概念，横向管理和纵向管理
横向管理
- 收集材料
- 理清
- 组织整理
- 执行
- 回顾
1.收集材料
Tips
-
这里说的收集是百分之一百清空你的大脑, 一切未竟之事，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集起来。 书中作者推荐你找一个周末，在一个自己感觉比较舒适放松的环境下，花3-5小时来完成整个收集的过程。
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这里的收集只是材料，并不是最终的需要执行的行动。收集完之后，我们还需要通过进行分类整理来把材料转化成一步步的行动。
2.理清
理清的流程图如下：
Tips
- 不需要采取行动的时候，和一般的TODO不一样的地方是，有一部分的信息也许你现在不需要采取行动，但是将来可能还是会用到，这个时候你可以把他放到【Maybe】的文件夹里以便将来回顾。
- 处理需要立即执行的行动和预定在将来某时执行的行动外，我认为GTD给我带来最大帮助的就是委托他人。很多时候你的工作都需要和别人合作完成，但是大部分的TODO管理并没有管理他人事务的概念。把每一个分发给他人的工作的Due管理好，在适当时候确认他人工作的进度，可以让你建立起一种有条不紊的印象。
3. 组织整理
所有的task都应该属于一个项目，项目是由多个可以执行的步骤组成的。
Tips
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在收集，清理好的材料放入各个项目的时候，一定要把信息整理成可以执行的行动，如果内容很模糊无法执行，下次再来看这个单子的时候，你还需要再一次思考你应该做什么。
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除了记录所有的task，还有几个东西是推荐拿来记录的。
- 日程表
- 参考资料
- CheckList
对于我个人的理解，CheckList并不是用来辅助或检查你的Task的执行情况的，而是保证你在朝着正确的方向前进。前面也说了，这本书主要在说如何处理好眼前的事情，但是有时候我们会因为忙碌而忽视了方向。比如你可以建立一个Checklist，列出你现在阶段的生活重心和职业目标。然后周末对自己完成的task进行回顾，看看有没有对你职业发展起到了帮助。
- 根据情景进行整理分类。按照情景进行分类的好处，就是你可以超越项目的界线，在满足某个条件的情况下一口气完成不同项目的多个类似的task，比如在不同的项目里，你有多个需要打电话的Task，如果只是分别管理项目，你可能需要在不同的时间地点执行多次打电话的工作。但是如果你有一个【电话】场景的tag，在你开会前的15分钟，你可以找出这个tag的所有事务来一个个打电话。这样的话效率会高出很多。下面是我个人比较常用的一些场景分类：
- Phone
- Online
- Near Home
- Home
- Client： XXX
- HQ
- Read：XXX
平常有很多琐碎的事情需要上网查询，比如搬家的时候的搬家公司之类的，这类事务我希望能尽量在通勤的时候完成，而通勤的时候往往我们都在刷朋友圈，这个时候如果你可以马上拿出一个单子告诉你需要上网查什么，去做这件事情的心理负担一定会小很多。
对于一些并不是非常重要，但是看了，读了还是会起到一定参考作用的文章、邮件，我都会把它们放到Read：XXX里，在通勤或者精力不是特别集中的时候，我就会把他们拿出来看一看。
4. 执行
在整理完之后，你的清单上应该是由大量的task了，对于要执行哪一个，可以通过下面的方法来进行评估：
- 确定某一时刻的具体行动 - 四标准法
- 评估每日工作的三分类法
- 总体监视工作的六层次法
四标准法：
- 情景
- 有多少时间
- 有多少精力
- 重要性
三分类法：
- 执行事先安排好的工作
- 处理突发时间
- 安排自己的工作
六层次法：
- 地面视野：下一步的行动
- 1楼视野：项目 - 我们承诺在1-2年内完成的事情，由多个步骤组成
- 2楼视野：重点及责任范围 - 现阶段生活的重点和工作中的职责
- 3楼视野：目标 - 中期至长期的目标
- 4楼视野：展望 - 长期的结果（比如创业公司上市）
- 5楼视野：目的和原则 - 一个人的核心价值观
5.回顾
回顾是一个非常重要的过程，因为你的脑子再好，再经过一周的洗礼之后，你的管理系统总会留下一些疏漏或者破绽，如果你不通过回顾去再次整理这些内容，你的系统的漏洞会让你遗忘一些工作，最终导致你对自己的系统的不信任而最终放弃。
我的建议：
- 对于琐碎的，眼前的事情，每周五花上2个小时来整理这些事务
- 每个月末，花上1个小时来看看这一个月是不是白忙活了，拿出长远目标的Checklist，看看自己有没有偏离轨道。
纵向管理
纵向管理主要指的是如何管理好单个项目。因为一个项目一般是由多个task构成的，如果你不能整理出完整的task，那这个项目必然会有遗漏。
自然计划模式
- 定义目标和原则
- 展望结果
- 头脑风暴/集思广益
- 组织整理
- 明确下一步的行动方案
想象如果你打算晚上自己做一顿饭菜，你的大脑里面自然的会出现你晚上大快朵颐的情景，然后你会根据当时的心情选择你要吃什么，然后开始查查菜单，买菜，做菜，洗完。一切都是那么自然。 然而在实际的工作中，要完成一项工作往往不是这样，很多时候我们都会把事情拖到最后，然后做一个拍脑袋的决定。这其实是非常危险的，因为这样很容易会导致漏掉一些重要的事情。
